إدارة الوثائق والأرشيف: استراتيجيات فعالة للحفاظ على المعلومات
تحميل الملف التعريفي للدورة
في عالم اليوم الذي يعتمد على المعلومات، إدارة الوثائق والأرشيف بكفاءة أمر أساسي لنجاح المؤسسات. يقدم هذا الدورة استراتيجيات عملية للحفاظ على وتنظيم وإدارة المعلومات الحرجة مع ضمان الوصول إليها والامتثال للمعايير القانونية. سيتعلم المشاركون كيفية تنفيذ أنظمة حديثة لإدارة الوثائق، وحماية المعلومات الحساسة، والحفاظ على أرشيف منظم يدعم الكفاءة التشغيلية.
أهداف
بنهاية هذه الدورة سيكون المشاركون قادرين على:
- ضع استراتيجيات فعالة لتنظيم وحفظ الوثائق والأرشيف.
- نفذ أنظمة إدارة الوثائق الحديثة (DMS) لتحسين الكفاءة.
- ضمان الامتثال القانوني وحماية البعد البيانات في التعامل مع الوثائق.
- إدارة الأرشيفات الرقمية والمادية لسهولة الاسترجاع والحفاظ عليها لفترة طويلة.
- إنشاء سياسات لإدارة دورة حياة المعلومات، من إنشائها إلى التخلص منها.
- تطبيق أفضل الممارسات في أمان الوثائق، وسرية المعلومات، واستعادة البيانات بعد الكوارث.
لمن هذه الدورة؟
هذه الدورة مصممة ل:
- مديرو السجلات، أمناء الأرشيف، ومراقبو الوثائق.
- مديرو المكاتب والمحترفون الإداريون المسؤولون عن إدارة المعلومات.
- المحترفون في تقنية المعلومات المعنيون بأنظمة الوثائق الرقمية.
- المسئولون القانونيون ومسؤولو الامتثال الذين يتعاملون مع المعلومات الحساسة.
- أي شخص مهتم بتحسين مهارات إدارة الوثائق والأرشيف.
الخطة التدريبية للدورة
يوم ١: أساسيات إدارة الوثائق والأرشيف
- فهم أهمية إدارة الوثائق والأرشيف
- مبادئ رئيسية لإدارة السجلات بفعالية
- التمييز بين السجلات النشطة والشبه نشطة والأرشيفية
- ورشة عمل: تقييم ممارسات إدارة المستندات الحالية الخاصة بك
يوم ٢: أنظمة إدارة الوثائق والأرشفة الرقمية
- مقدمة إلى أنظمة إدارة المستندات الحديثة (DMS)
- أفضل الممارسات لأرشفة البيانات الرقمية وحلول تخزين السحابة
- البيانات الوصفية، فهرسة، وتصنيف للاسترجاع الفعال
- الجلسة العملية: إعداد وتحسين نظام إدارة المستندات
اليوم الثالث: الامتثال القانوني والسرية وحماية البيانات
- المتطلبات التنظيمية والمعايير القانونية في إدارة الوثائق
- بروتوكولات خصوصية البيانات والأمان وسرية المعلومات
- إدارة المعلومات الحساسة والسرية
- دراسة الحالة: التعامل مع التحديات القانونية في الاحتفاظ بالوثائق
يوم ٤: إدارة الأرشيف البدني وتقنيات الحفظ
- أفضل الممارسات لتخزين المستندات المادية وحفظها
- حلول التحكم في المناخ والمعالجة والتخزين للأرشيفات المادية
- التخطيط للتعافي من الكوارث والتخفيف من المخاطر
- نشاط: إعداد خطة للحفاظ على الأرشيف
اليوم الخامس: تطوير سياسات وإجراءات دورة حياة المعلومات
- تصميم سياسات لدورة حياة الوثائق: الإنشاء، الاستخدام، الاحتفاظ، والتخلص
- تسهيل سير العمل وتأتيمين عمليات الوثائق
- مراقبة وتدقيق وتحسين نظم إدارة الوثائق بشكل مستمر
- المشروع النهائي: تطوير استراتيجية شاملة لإدارة الوثائق والأرشيف