دورة شهادة في إدارة المكاتب الأمامية
تحميل الملف التعريفي للدورة
هذه الدورة مصممة لتزويد المشاركين بالمهارات والمعرفة اللازمة لإدارة عمليات المكتب الأمامي في مجموعة متنوعة من الصناعات، بما في ذلك الضيافة والمكاتب الشركاتية ومرافق الرعاية الصحية. تركز البرنامج على التميز في خدمة العملاء، والاتصال، والمهارات التنظيمية، واستخدام التكنولوجيا الحديثة لتبسيط وظائف المكتب الأمامي. بحلول نهاية الدورة، سيكون المشاركون مستعدين لتقديم خدمة استثنائية بكفاءة في إدارة عمليات مكتب الاستقبال.
أهداف
بعد اكتمال هذه الدورة، سيكون المشاركون قادرين على:
- فهم الأدوار والمسؤوليات الرئيسية لإدارة الاستقبال.
- تطوير مهارات الاتصال المهني والشخصية للتعامل مع العملاء والزملاء.
- تنفيذ استراتيجيات خدمة العملاء الفعالة لتعزيز رضا العملاء.
- إدارة جدول الأعمال، والحجوزات، والمهام الإدارية لمكتب الاستقبال بكفاءة.
- استخدام البرمجيات والتكنولوجيا الأمامية في العمليات اليومية.
- تعامل مع الحالات الصعبة وشكاوى العملاء بثقة واحترافية.
لمن هذه الدورة؟
هذه الدورة مثالية لـ:
- المديرون والمشرفون الطامحون في إدارة الاستقبال والمكاتب في قطاع الضيافة والرعاية الصحية والشركات.
- موظفو الاستقبال وموظفو الاستقبال الأماميين الذين يسعون للتقدم في حياتهم المهنية.
- المحترفون في الأدوار الإدارية الذين يتفاعلون مع العملاء أو يديرون عمليات المكتب.
- الأفراد الساعين لتحسين خدمة العملاء ومهارات التنظيم الخاصة بهم.
- أصحاب الأعمال ورجال الأعمال الذين يرغبون في تحسين إدارة المكتب الأمامي.
الخطة التدريبية للدورة
اليوم الأول: مقدمة عن عمليات المكتب الأمامي
- نظرة عامة على أدوار ومسؤوليات إدارة المكتب الأمامي
- أهمية مكتب الاستقبال في تشكيل تجارب العملاء
- تنظيم مكتب الاستقبال، الهيكل التنظيمي، وسير العمل
- ورشة عمل: رسم تدفق عمليات المكتب الأمامي
يوم ٢: التميز في خدمة العملاء
- مبادئ خدمة العملاء المتميزة
- إدارة الانطباعات الأولى وآداب التعامل المهنية
- فهم احتياجات العملاء وتجاوز توقعاتهم
- لعب الأدوار: التعامل مع تفاعلات العملاء باحترافية
اليوم الثالث: مهارات التواصل والتفاعل الشخصي
- تقنيات الاتصال اللفظي وغير اللفظي
- الاستماع الفعّال والتعاطف في تفاعلات العملاء
- إدارة التواصل الداخلي مع الأقسام الأخرى
- نشاط جماعي: حل النزاعات وإدارة العملاء الصعبين
اليوم الرابع: تكنولوجيا مكتب الاستقبال والمهام الإدارية
- مقدمة في بجميع إدارة الاستقبال الأمامي (أنظمة الحجز، أدوات الجدولة)
- إدارة الحجوزات والمواعيد والجداول بكفاءة
- الممارسات الأفضل في إدارة السجلات، الفواتير، وإدارة البيانات
- دراسة حالة: تبسيط عمليات المكتب الأمامي باستخدام التكنولوجيا
يوم ٥: القيادة وحل المشاكل في إدارة المكتب الأمامي
- قيادة فرق العمل في الاستقبال وتعزيز بيئة عمل إيجابية
- تفويض المهام وإدارة الأعباء العملية بفعالية
- تقنيات حل المشكلات المتعلقة بتحديات المكتب الأمامي
- الورشة النهائية: وضع خطة عمل لتحسين الإدارة الأمامية